Masalah yang sering muncul setiap akhir bulan adalah perhitungan gaji karyawan. Jumlah kehadiran, jabatan, tunjangan, bonus dan segala macamnya seringkali membuat perhitungan menjadi tidak akurat atau salah, dan kerap memperlambat cairnya gaji karyawan.
Belum lagi dengan unsur pajak dan peraturan lainnya. Para pemilik perusahaan saat ini sudah banyak yang menyadari pentingnya untuk mengadopsi sebuah sistem penggajian karyawan yang terintegrasi dengan sistem kehadiran (sistem absensi), sehingga proses penggajian karyawan dapat terlaksana dengan lancar di setiap periode.
Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa manfaat sistem penggajian karyawan untuk perusahaan.
Transformasi Bisnis Melalui Automasi Sistem Penggajian Karyawan
Penggajian di perusahaan memerlukan proses yang terstruktur dan berulang. Oleh karena itu, di era transformasi digital dengan persaingan pada efisiensi, akurasi, dan kecepatan membuat bisnis harus segera mengimplementasikan sistem penggajian karyawan yang otomatis dan andal.
Saat ini, banyak sistem absensi online yang sudah menyediakan modul payroll. Bisnis sangat membutuhkan aplikasi tersebut untuk dapat tetap lincah dan berkembang. Apa yang harus anda perhatikan dalam memilih aplikasi absensi plus payroll tersebut adalah apakah memenuhi peraturan-peraturan yang ada di Indonesia atau tidak.
Namun, sebelumnya mari kita tinjau apa saja manfaat dari sistem penggajian karyawan yang terintegrasi dari secara end-to-end.
Manfaat Sistem Penggajian Karyawan Terintegrasi
Banyak sekali manfaat dari sistem penggajian karyawan yang terintegrasi dengan sistem absensi. Salah satunya adalah bagian Keuangan, Pembukuan, dan HRD tidak perlu lagi saling lempar file dan mengerjakan rekap secara manual. Ini akan mempercepat proses penggajian setiap bulannya dan lebih fleksible jika ada perubahan kebijakan di perusahaan atau para peraturan pemerintah (pajak, BPJS, dan sebagainya).
Berikut beberapa manfaat sistem penggajian karyawan:
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan semakin berkurangnya keterlibatan manusia dalam perhitungan gaji secara manual, maka staff terkait dapat mengerjakan hal lain yang lebih memberi kontribusi pada bisnis.
Lebih Akurat dan Mencegah Kesalahan Perhitungan Gaji
Kesalahan menghitung gaji karyawan dapat menyebabkan hal negatif. Kelebihan gaji menyebabkan perusahaan membayar lebih banyak, kekurangan gaji akan sebabkan karyawan menjadi tidak puas dan dapat mempengaruhi kinerja mereka di bulan berikutnya.
Sistem penggajian karyawan yang terintegrasi dengan sistem absensi memiliki ketepatan dalam perhitungan penggajian. Akurasi sangat penting dalam proses bisnis yang satu ini, oleh karena itu sudah saatnya perusahaan yang belum menggunakan sistem penggajian karyawan yang terintegrasi dengan sistem kehadiran harus mulai menggunakannya.
Selain itu, perhitungan penggajian juga akan lebih fleksibel. Artinya, ketika ada perubahan kebijakan atau ada perubahan peraturan pemerintah terhadap komponen pajak, maka lebih cepat dapat teratasi.
Memenuhi Peraturan Pemerintah
Seperti yang dijelaskan di atas, peraturan pajak, BPJS, dan sebagainya merupakan komponen penggajian karyawan. Sistem penggajian yang terintegrasi dengan peraturan perpajakan dan regulasi terbaru membantu perusahaan tetap patuh terhadap persyaratan hukum yang berlaku.
Anda dapat melihat contohnya pada aplikasi absensi yang bernama ADRENA. Kami sudah mencoba sistem absensi yang sudah ada modul penggajian yang memenuhi peraturan pemerintah tersebut. Anda tidak perlu ragu untuk menggunakannya. Selain itu, aplikasi absensi plus payroll tersebut dapat digunakan untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang terpisah, baik sudah terjangkau internet ataupun belum.
Transparansi
Setiap karyawan dapat mengakses informasi gaji mereka setiap waktu. Ini akan meningkatkan kepercayaan terhadap perusahaan dan memberikan pendidikan mengenai transaparansi.
Analisis Data
Anda dapat menganalisa data gaji karyawan, berapa dana yang dibutuhkan untuk bulan berjalan, berapa kas bon yang terjadi, dan sebagainya. Tentunya, informasi ini sangat berguna untuk pengambilan keputusan pada financial controller dalam menjaga arus kas perusahaan.
Langkah Pengimplementasian Sistem Penggajian Karyawan
Setelah mengetahui manfaatnya dan mengadaptasikan pada kondisi perusahaan, sekarang anda tentunya sudah ingin mengganti sistem absensi yang ada dengan yang dapat terhubung dengan sistem penggajian karyawan. Namun, perlu anda perhatikan bahwa proses implementasi tersebut bukan proses semalam.
Berikut langkah-langkah yang perlu anda ketahui dalam mengimplementasikan sistem penggajian karyawan:
Memilih Aplikasi yang Tepat
Harus sesuai kebutuhan, artinya harus dapat mengakomodir segala kebutuhan dalam proses penggajian karyawan. Intinya adalah, aplikasi tersebut harus:
- dapat terhubung dengan sistem kehadiran,
- fleksibel,
- mudah digunakan (mobile dan desktop),
- andal, atau jarang error,
- memenuhi peraturan pajak dan peraturan lainnya.
Tanpa itu semua, maka staff yang mengurus penggajian karyawan masih akan terbebani dengan pekerjaan rutin tersebut.
Kumpulkan Data Karyawan
Secara lengkap. Jika anda telah menggunakan sistem absensi, anda dapat menarik data tersebut dan migrasikan ke sistem yang baru. Anda tidak perlu repot, vendor aplikasi absensi dapat membantu anda untuk hal ini.
Konfigurasi Sistem
Langkah awal dalam memulai migrasi ke sistem penggajian yang baru adalah dengan menetapkan seluruh peraturan dan kebijakan terkait dengan data karyawan dan penggajian. Ini termasuk rumus perhitungan gaji, potongan, bonus, pajak, BPJS, manfaat pensiun, dan sebagainya.
Lakukan Uji Coba
Secara menyeluruh, uji coba harus anda lakukan agar saat benar-benar digunakan tidak ada masalah muncul mendadak yang membutuhkan penanganan yang menyita waktu dan menyebabkan kekacauan. Tetapkan beberapa hari untuk uji coba sebelum periode selanjutnya yang anda tetapkan akan menggunakan sistem yang baru.
Pelatihan Karyawan
Mulai dari instalasi aplikasi mobile di ponsel para karyawan, atau akses data dan informasi gaji mereka harus diberikan pelatihan. Jika tidak cukup melalui video tutorial, anda dapat meminta vendor untuk datang memberikan training offline.
Peluncuran dan Pemantauan
Setelah diimplementasikan, monitor sistem secara berkala untuk mengidentifikasi masalah atau perubahan yang diperlukan.
Kesimpulan
Transformasi bisnis melalui automasi sistem penggajian karyawan dapat menghadirkan manfaat besar bagi perusahaan Anda dalam hal efisiensi, akurasi, dan pengelolaan sumber daya manusia secara keseluruhan. Dengan perencanaan dan implementasi yang matang, perusahaan dapat memanfaatkan potensi penuh dari solusi otomasi ini.
Selain manfaat operasional, implementasi sistem penggajian juga memberikan karyawan akses yang lebih mudah terhadap informasi gaji dan tunjangan melalui portal karyawan, meningkatkan transparansi dan kepuasan.
Aplikasi ini juga sangat cocok untuk perusahaan penyedia data center, advokat, dan perusahaan multi cabang, seperti mini market.
Analisis data gaji yang dihasilkan oleh sistem ini juga memberikan wawasan berharga untuk pengambilan keputusan yang lebih baik terkait anggaran, produktivitas, dan manajemen sumber daya manusia.
Anda tidak memerlukan investasi awal, karena aplikasi absensi dan payroll seperti ADRENA hanya membutuhkan ponsel karyawan dan komputer. Selain itu, anda hanya membayar sesuai jumlah karyawan anda saja.
Manfaat jangka panjang dari sistem penggajian otomatis mencakup; penghematan biaya administrasi, perbaikan akurasi, dan peningkatan hubungan antara perusahaan dan karyawan.
Kesimpulannya, transformasi bisnis melalui automasi sistem penggajian karyawan adalah langkah penting dalam mencapai efisiensi, kepatuhan, dan kepuasan dalam mengelola aspek gaji dan tunjangan karyawan.
