Belanja bulanan online, meeting virtual, e-wallet, online collaboration tools seperti Trello dan Monday.Com telah banyak digunakan di perusahaan-perusahaan.
Perusahaan Startup Digital Pengadopsi Awal Hybrid Working
Berdasar pengamatan kami, perusahaan startup digital lebih memungkinkan untuk cepat menerapkan hybrid working atau bahkan menerapkan full WFH sekalipun.
Beberapa Client kami di bidang teknologi informasi ada yang menerapkan full WFH untuk bagian tertentu, ada juga yang menerapkan hybrid working.
Mereka yang tidak terikat untuk berada fisiknya di kantor dapat lebih bebas untuk memaksimalkan usahanya. Seperti, sales bidang teknologi dan manufaktur. Apa yang penting baik pada hybvrid working atau full WFO adalah produktivitas.
Produktivitas memerlukan fkelsibilitas yang dapat memangkas batas-batas dan proses yang sudah tidak diperlukan lagi dengan adanya bantuan teknologi digital.
Ini semua hasil dari beradaptasi pada kondisi yang ada seperti pandemi yang membatasi ruang gerak.
Bagaimana Perusahaan Startup Digital Dapat Menerapkan Hybdrid Working?
Seperti dijelaskan di atas, banyak alat-alat online yang dapat membantu team dalam bekerja. Seperti Trello yang dapat juga berguna sebagai alat pengelola proyek.
Alat-alat tersebut memberi visbilitas untuk semua yang terlibat sehingga dapat lebih fokus pada tujuan deliverability.
Ada beberapa komponen penting untuk dapat beradaptasi secara digital, terutama dalam konteks hybrid working:
Sistem Kehadiran Online
Seperti aplikasi absensi online yang memungkinkan fleksibilitas. Ketika bekerja dari rumah atau dari manapun tetap dapat melakukan absensi, baik melalui ponsel maupun desktop.
Absensi online merupakan syarat penting ketika perusahaan merasa menerapkan hybrid working dapat sama-sama lebih menguntungkan bagi perusahaan dan karyawan.
Anda tidak perlu lagi berinvestasi untuk sistem absensi, karena banyak perusahaan yang menyediakan layanan “on-demand” untuk absensi online dengan biaya mulai dari Rp. 10.000 per karyawan per bulan dan tanpa minimum karyawan.
Apakah Rp. 10.000 per bulan itu mahal ? tentu tidak, jika Rp. 10.000 per hari baru mahal. Anda tidak perlu investasi puluhan juta bahkan ratusan juta untuk mengadakan sistem absensi online.
Payroll Online
Ini yang sering menjadi missing link, bahkan bagi perusahaan tradisional yang masih menerapkan WFO sepenuhnya setelah pandemi.
Aplikasi Payroll Online ini erat kaitannya dengan kehadiran dan merupakan sarana yang cukup sensitif dalam bisnis. Biasanya aplikasi payroll online terpisah dari sistem absensi online.
Untungnya hari ini sudah mulai banyak aplikasi abensi online yang miliki fungsi payroll sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam menyelenggarakan hybrid working.
Alat Kolaborasi Online
Baik untuk manajemen, periklanan, dan sebagainya harus mampu digunakan baik oleh para manager maupun staff yang memilih bekerja dari rumah. Sehingga, masa cuti hamil 6 bulan kedepannya dapat diperpanjang hingga 2 tahun untuk menyusui anak.
Tidaklah manusiawi anak yang berhak mendapat susu ibunya lantas terpaksa bekerja di kantor dan si ibu memeras-meras susu untuk anaknya. ~ Igen – CEO KiosMaya Mitra Optima
Digital workspace sebetulnya sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahan IT di Indonesia. Kemudian perusahaan besar dan menengah juga sudah mulai menggunakannya. Jadi ini sudah tidak menjadi masalah besar bag Anda.
Jika terlalu sulit, tersedia banyak jasa pelatihan digital workspace. Silahkan hubungi kami.
Sistem Penjualan Online
Prinsip transformasi digital salah satunya adalah memanfaatkan saluran digital sebisa mungkin. Penetrasi penggunaan internet di Indonesia termasuk yang tertinggi, mencapai 210 juta pengguna di tahun 2022 ini (Laporan dari APJII).
Perusahaan manufaktur dapat langsung menjual ke pengguna akhir dan sekaligus memiliki banyak agen penjualan tanpa harus menggaji mereka, yakni dengan sistem reseller dropship. Hanya saja, dalam hal ini tentu harus ada aturan dan kebijakan yang jelas dari perusahaan.
Untuk dapat melakukan penjualan online, perusahaan perlu memiliki sarana belanja online atau menggunakan marketplace. Brand-brand besar sudah banyak yang menggunakan cara ini di seluruh dunia, termasuk di Indonesia.
Kemudahan dalam website toko online untuk retail dan reseller merupakan salah satu syarat sukses terpenting dalam melakukan penjualan online.
Sistem Pembukuan Online
Setiap perusahaan harus memiliki program payroll yang dapat berikan visibilitas lebih jelas dan mempercepat proses penggajian. Anda tidak perlu membeli aplikasi penggajian online secara terpisah, biasanya ini di bundling oleh aplikasi accounting online dan aplikasi absensi online seperti Adrena.
Aplikasi absensi online plus payroll dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga Anda dalam melakukan rekap sehari-hari serta melakukan konsolidasi setiap periode.
Dengan cara ini, hambatan dalam bisnis semakin menurun dan Anda dapat lebih fokus pada hal penting lainnya.
Ini wajib untuk perusahaan yang ingin menerapkan hybrid working. Terutama untuk masalah rekap gaji bulanan yang pada perusahaan tradisional tidak bisa otomatis, alias harus batch atau membuat rekap manual. Waktu adalah uang, semakin tinggi nilainya sekarang ini.
Alat Komunikasi Online
Alat komunikasi online baik untuk individu ke individu maupun group hingga virtual meeting harus tersedia dan bersifat aman. WFH dapat berikan risiko keamanan bagi para personel dan perusahaan, bahkan ada yang sampai hancur bisnisnya setelah terkena retas.
Keamanan Online
Dalam konteks risiko cyber, WFH sama saja dengan Bring Your Own Device (BYOD) yang memerlukan keamanan di setiap titik.
Pada dasarnya, setiap perusahaan di era digital seakarang ini harus memiliki online backup untuk seluruh elemen yang digunakan pada proses bisnis, tidak sebatas pada alat-alat untuk WFH saja.
Alat Pemantauan Online
Seperti aset bergerak, kini mereka dapat dipantau secara online. Misal untuk kurir motor dan mobil / truk pickup. Selain itu, alat pemantauan aset secara online juga dapat memudahkan Anda dalam melakukan rekonsiliasi aset tetap.
Alat pemantauan online tidak sebatas pada asset tracking. Seperti pada perusahaan yang memiliki banyak cabang atau outlet yang harus dipastikan kelancarannya setiap hari, alat pemantauan online sangat diperlukan.
Apa Manfaat WFH Setelah Pandemi ?
Untuk menegaskan kembali, bahkan setelah pandemi selesai WFH akan menjdi kenormalan baru. Apa yang sebelumnya harus dilakukan di kantor ternyata dapat mereka lakukan dari rumah.
Artinya, biaya transportasi telah tiada. Demikian waktu tempuh pulang pergi ke kantor. Semuanya telah hilang jika pekerjaan dapat dilakukan dari rumah.
Tentu tidak semua dapat menerapkan WFH secara sepenuhnya dan apalagi secara permanen. Akan tetapi perusahaan startup dan perusahaan IT kami lihat sudah ada beberapa yang melakukan, walatu itdak untuk seluruh karyawannya.
Kami di JakartaUrbanHosting dan KiosMaya telah menjalankan transformasi digital dari 3 tahun sebelum datangnya pandemi. Apa yang memudahkan kami dalam melakukan hal ini karena pekerjaan di bidang Infrastructure as a Service dan Jasa IT yang kami lakukan memang dapat dikerjakan dari mana saja, sepanjang ada perangkat mendukung dan koneksi internet.
Jadi, WFH bermanfaat dalam meningkatkan:
- Efisiensi biaya, seperti transportasi untuk ke kantor.
- Efisiensi waktu, dan
- Bebas stress mace di jalan.
Sehingga kesejahteraan karyawan dapat lebih terjaga dan kinerja mereka terbukti meningkat (laporan dari salah satu client kami yang merupakan provider jasa teknologi infromasi)..
Tentu tidak semua pekerjaan dapat selalu dilakukan dari rumah, oleh karena itu Hybrid Working mulai menjadi pilihan perusahaan-perusahaan yang telah belajar dari keadaan 2 tahun sebelum ini dan sekaligus melakukan transformasi digital.
Kesimpulan
Transformasi digital harus dilakukan bisnis apa saja agar dapat tetap bertahan dan tidak terringgal, tenggelam oleh perubahan-perubahan yang terjadi.
Perkuat bisnis Anda dengan melakukan transformasi digital. Hybrid working dapat menjadi solusi dan gerbang dalam melakukan transformasi digital di perusahaan Anda.
Miliki digital working space sesuai kebutuhan dan edukasi para personel Anda untuk menggunakan peralatan online yang dibutuhkan.
Diskusikan rencana transformasi digital Anda bersama kami.
