Penyusunan anggaran TI dapat menjadi proses tahunan yang rumit. Ini dikarenakan aktualisasi strategi TI dan peta jalan yang dibuat harus dilakukan secara hati-hati. Bagi eksekutif TI yang merasa tidak nyaman dengan angka, ini bisa hal yang sulit. Akan ada “godaan” untuk menyontek anggaran tahun lalu, dan melakukan pemotongan anggaran tanpa dasar yang kuat. Ini bisa berakibat buruk pada sebuah organisasi.
Penyusunan anggaran TI adalah aspek penting dari setiap tugas pemimpin TI
Panduan penyusunan anggaran TI ini bertujuan untuk membantu para pemimpin TI agar tidak hanya bertahan dalam proses penganggaran, namun menggunakannya sebagai alat strategis untuk mendorong prioritas mereka.
Apa itu penyusunan anggaran TI?
Penyusunan anggaran TI adalah proses mengalokasikan sumber daya moneter ke berbagai program TI. Ini bisa berkisar dari biaya berulang seperti sewa perangkat keras dan penempatan staf untuk biaya yang di dedikasikan untuk proyek dengan durasi tetap atau bukan. Di beberapa perusahaan, ini terutama merupakan latihan tahunan, sementara perusahaan lain mungkin meminta anggaran untuk setiap inisiatif saat timbul.
Selengkapnya
Definisi Penyusunan Anggaran TI
Dalam kasus terburuk, anggaran TI adalah daftar keinginan pendanaan untuk setiap proyek dan teknologi yang mungkin diharapkan dapat dikurangi, dipangkas, dan ditolak.
Di beberapa perusahaan, anggaran yang masuk akal dikembangkan dan kemudian dilipat-gandakan atau tiga kali lipat untuk mencoba “permainan” proses penganggaran dan mengumpulkan apa yang sebenarnya dibutuhkan.
Penilai Anda, baik dari sisi TI maupun dari sisi keuangan, mungkin akan menyukai permainan ini. Ini seperti memiliki gagasan umum tentang apa yang sesuai, dan mungkin akan memaksakan pemotongan yang semakin parah saat Anda merespon penyusunan anggaran TI tanpa dasar dan tujuan produktivitas.
Alih-alih usaha untuk mengamankan setumpuk uang maksimum, anggaran harus dianggap sebagai perwujudan strategi TI Anda. Jika Anda telah mengkomunikasikan strategi migrasi infrastruktur ke cloud dan menyoroti penghematan operasional, anggaran perusahaan harus mencerminkan penghematan tersebut dan menggunakannya sebagai konfirmasi untuk meningkatkan biaya proyek di tempat lain.
Singkatnya, setiap baris pada anggaran harus memuat penjelasan yang memetakan kembali strategi TI Anda. Jika Anda telah berhasil dalam mengkomunikasikan dan membagikan strategi itu, Anda akan mengubah proses anggaran menjadi tajam daripada membenarkan seluruh kategori pengeluaran.
Umumnya, anggaran TI dapat dibagi dalam berbagai kategori, tergantung pada kompleksitas dan kecanggihan departemen dan strukturnya. Pada tingkat dasar, Anda bisa menyusun anggaran sebagai berikut:
Perusahaan yang lebih canggih mungkin mencoba mengalokasikan elemen anggaran TI mereka ke berbagai departemen atau organisasi yang didukung TI. Bahkan, mereka dapat mengenakan biaya antar departemen tersebut. Meskipun tagihan balik berada di luar cakupan diskusi ini, perhatikan bahwa mereka menambah kerumitan yang signifikan terhadap proses penganggaran dan tidak boleh dianggap enteng.
Mengapa penganggaran TI menjadi penting?
Penganggaran jelas penting, karena menyediakan dana untuk menjaga departemen Anda tetap berjalan. Selain hanya untuk “menyalakan lampu,” anggaran adalah alat penting untuk mengidentifikasi dan melaksanakan inisiatif TI yang penting bagi departemen Anda.
Selengkapnya
Pentingnya Penyusunan Anggaran TI
Tanpa anggaran, Anda mungkin terpaksa meminta dan membenarkan setiap pengeluaran TI saat terjadi. yang membuat biaya overhead signifikan. Organisasi yang lebih kecil mungkin mendapati dirinya rela bermigrasi ke dalam proses penganggaran berkala. Anggaran cenderung berdasar pengeluaran TI yang pernah dihabiskan, berkembang menjadi pengeluaran TI yang signifikan yang dapat dikonsolidasikan dan dibuat lebih transparan melalui proses penganggaran.
Seperti rencana proyek atau peta jalan TI, anggaran memberikan arahan dan pandangan menyeluruh tentang departemen Anda dan persyaratan pendanaannya. Ini memungkinkan Anda dengan cepat menentukan apakah sumber daya terlalu banyak dibicarakan di satu area atau area lainnya. Dalam hal anggaran TI tingkat departemen, mungkin Anda haris bandingkan pengeluaran di departemen serupa.
Dengan bantuan konsultan, Anda dapat melakukan penyusunan anggaran TI yang paling canggih dan kompleks untuk melihat apakah Anda menghabiskan lebih banyak atau lebih sedikit terhadap usaha sejenis di area tertentu.
Daripada hanya daftar keinginan untuk pendanaan, anggaran harus dianggap sebagai alat untuk memprioritaskan inisiatif TI dan memvalidasi bahwa investasi moneter akan sesuai dengan prioritas strategis Anda.
Jika salah satu dari keharusan strategis adalah transformasi digital, namun anggaran transformasi infrastruktur IT sangat kecil, mungkin ini merupakan cara untuk mempersiapkan diri kepada kegagalan bahkan sebelum Anda memulai.
Demikian pula, anggaran memungkinkan Anda dengan cepat mengidentifikasi area di mana pengeluaran uang terlalu banyak. Anggaran perangkat lunak mungkin akan mengungkapkan bahwa Anda membelanjakan lisensi perangkat lunak yang tidak terpakai atau tidak dibutuhkan atau biaya dukungan untuk versi alat yang lebih lama.
Anggaran juga bisa menjadi pembenaran untuk inisiatif strategis. Biaya infrastruktur yang mahal dapat menjadi motivasi untuk bergerak menuju infrastruktur cloud. Sama seperti biaya pegawai eksternal yang berlebihan dapat membenarkan perekrutan tambahan.
Alih-alih melihat anggaran hanya sebagai proses administratif, anggap itu sebagai alat validasi dan dukungan untuk strategi TI. Jika Anda tidak memiliki strategi TI formal atau informal, proses penganggaran dapat menjadi tempat untuk mulai menyelidiki area perbaikan. Area perbaikan tersebut dapat menjadi dasar usaha pertama dalam pengelolaan TI yang lebih strategis.
Siapa yang menyusun anggaran TI?
Meskipun anggaran TI biasanya dipresentasikan dan diawasi oleh para pemimpin TI, setiap orang dari manajer lini ke konsultan dapat memiliki persiapan anggaran. Kegiatan yang akan dilakukan oleh karyawan dan konsultan IT sepanjang tahun ditentukan oleh anggaran. Jadi, ini adalah dokumen penting untuk mengambil prioritas dari konsep hingga eksekusi.
Selengkapnya
Pengaruh Anggaran TI
Anggaran TI mungkin tampak sedikit terfokus saat dilakukan pada tingkat departemen. Atau, mungkin tampaknya terputus dari ribuan staf yang mendukung usaha Anda saat Anda menjadi Fortune 500 CIO. Tapi mereka secara langsung mempengaruhi orang-orang dan inisiatif yang dapat Anda sampaikan. Suka atau tidak suka, mereka juga tunduk pada hambatan organisasi secara keseluruhan.
Anggaran juga mempengaruhi mitra eksternal Anda, mulai dari vendor perangkat lunak hingga konsultan IT strategis. Sebagian besar dari mereka akan senang untuk membantu Anda mengiringi proses penyusunan anggaran TI. Namun, penting untuk diingat bahwa mereka memiliki kepentingan yang signifikan dalam porsi anggaran yang mempengaruhi mereka dan cenderung melihat kebutuhan Anda melalui sorotan solusi yang mereka bawa ke meja.
Penyedia cloud akan melihat setiap masalah anggaran dipecahkan dengan mengalihkan dana “ke cloud”. Sama seperti penyedia konsultasi akan melihat jawaban atas setiap masalah dalam anggaran konsultasi layanan yang meningkat secara dramatis. Perusahaan tersebut dapat memberikan bantuan benchmarking dan planning yang berharga.
Apa tips penganggaran dan praktik terbaik TI?
Anggaran yang dikembangkan dengan baik dan disajikan harus menjadi manifestasi numerik dari strategi TI. Ini penting, karena akan dikomunikasikan dan harus dipahami dengan baik oleh rekan-rekan Anda. Bila dilakukan dengan benar, anggaran hanya harus menegaskan apa yang sudah dipahami dan harus disetujui dengan sedikit dorongan balik.
Selengkapnya
Tips Penyusunan Anggaran TI
Pertimbangkan seberapa besar anggaran dapat mempengaruhi organisasi Anda di semua tingkat. Memang lebih mudah melihat penganggaran sebagai proses administrasi yang menyakitkan. Namun, ini benar-benar manifestasi keuangan dari strategi dan arahan yang akan diambil departemen atau organisasi Anda selama tahun depan.
Idealnya, proses pengembangan anggaran dimulai segera setelah anggaran sebelumnya disetujui dan memanfaatkan anggaran masa lalu sebagai titik awal. Pantau pengeluaran anggaran tahun lalu. Lihat varian atau cara untuk mengalokasikan dana dengan lebih efektif. Gunakan hal tersebut sebagai masukan untuk penyusunan anggaran TI saat ini.
Beberapa bulan sebelum anggaran jatuh tempo, tinjau anggaran tahun lalu. Bandingkan biaya tahun ini dan identifikasi area yang dapat dikurangi atau dialokasikan kembali. Ketika Anda sampai pada siklus penganggaran dengan aktivitas yang telah diluncurkan, akan lebih mudah untuk menggunakan anggaran yang dioptimalkan.
Beberapa perusahaan menuntut penjelasan anggaran yang lebih rinci daripada yang lain. Jadi jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan yang menuntut penjelasan rinci pada setiap item baris, sangat penting untuk mulai penyusunan anggaran TI bahkan sebelum Anda menulis baris pertama, saat berkomunikasi dan mendapatkan konsensus untuk strategi TI.
Proyek TI yang masif lebih mudah dibenarkan pada saat penganggaran ketika semua orang mengetahui tujuan, dampak, dan sasarannya. Jika Anda telah mendapatkan kesepakatan mengenai strategi, maka akan lebih sulit untuk mengabaikan kategori anggaran atau meminta pengurangan secara sewenang-wenang. Pemotongan anggaran harus ada kaitan langsung antara persyaratan strategis yang telah disepakati sebelumnya dan tiap item anggaran.
Bila Anda harus melakukan pemangkasan, pemahaman yang solid tentang prioritas Anda dapat membantu mengidentifikasi potongan yang paling tidak berdampak pada keefektifan rencana strategis Anda.
Jika Anda belum memiliki strategi TI, gunakan periode penganggaran sebagai kesempatan untuk merancang strategi “ringan” yang disajikan segera sebelum presentasi anggaran. Jika Anda memiliki rencana yang kohesif dan disusun dengan baik, uang untuk melaksanakan rencana itu cenderung tidak dipertanyakan.
Pada akhirnya, jika Anda diminta melakukan pengurangan yang signifikan di berbagai bidang anggaran Anda, soroti kemampuan yang akan terpengaruh oleh pemotongan tersebut.
Kesimpulan:
Ketika Anda meninjau ulang anggaran, ingat bahwa alih-alih hanya mengumpulkan uang untuk departemen Anda, ini adalah prioritas inisiatif dan kemampuan. Kecuali jika organisasi Anda penuh dengan kapasitas yang tidak terpakai, pemotongan di satu area akan mempengaruhi elemen strategi TI Anda.
Tidak ada salahnya berkolaborasi dengan approver untuk menentukan kemampuan mana yang harus dipotong terlebih dahulu dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi keseluruhan organisasi.
Semakin dekat Anda dapat memetakan anggaran Anda ke hasil di masa lalu, semakin mudah untuk membenarkan pengeluaran masa depan.
