Ketika kita berbicara dengan profesional IT saat ini pertanyaan mengenai otomatisasi sering muncul. Mereka semua ingin menjalankan departemen mereka se-efisien mungkin. Otomatisasi dapat mengurangi waktu yang dihabiskan departemen IT untuk tugas berulang, sehingga mereka dapat lebih fokus merespons untuk mendukung kebutuhan perubahan bisnis perusahaan.
Memperlancar tugas manual dapat memberikan teknisi bekerja untuk aktifitas yang lebih berharga disamping masih dapat diandalkan untuk pekerjaan perawatan dan pemeliharaan yang telah dilakukan secara otomatis. Di ujung lain dari gambarn ini, banyak perusahaan yang tumbuh dengan cepat memerlukan cara untuk merampingkan cara menangani karyawan dan perangkat baru, terutama pada lingkungan Bring Your Own Device (BYOD)
Menghilangkan kegiatan pengguna selama proses orientasi memungkinkan departemen IT mengurangi kerumitan para pengguna dan memberikan pengalaman yang lebih dapat diprediksi. Kebutuhan yang tepat dari masing-masing tim IT akan bervariasi, tetapi ada 5 hal yang paling sukses dilakukan para profesional IT dalam mengotomatisasi departemen mereka hari ini.
5 Otomatisasi Pekerjaan Yang Dapat Dilakukan Departemen IT
Berikut adalah 5 hal yang banyak dilakukan oleh para profesional IT di perkantoran modern saat ini dalam otomatisasi pekerjaan mereka sehari-hari.
1. Kenali Pekerjaan Berulang dan Otomatisasikan
Departemen IT yang baik akan mengotomatisasi tugas pemeliharaan rutin sebanyak mungkin. Pemeliharaan dapat menghabiskan banyak waktu para teknisi. Setiap anggota tim IT harus berfokus untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin untuk tugas-tugas pemeliharaan setiap hari. Sebagai aturan umum, jika anda melakukan sesuatu berulang-ulang, dengan satu set langkah yang sama secara berulang, maka hal tersebut adalah sesuatu yang harus di otomatisasikan.
Mengotomatisasi hal-hal dasar. Salah satu yang pertama dan paling mudah adalah otomatisasi perawatan pencegahan seperti desktop cleanup (file-file sementara, DNS flush, dll). Ini adalah tugas sederhana yang masih banyak dilakukan secara manual oleh departemen IT saat ini; memfokuskan waktu mereka di sini bukan pada isu-isu penting, menghilangkan potensi profesional IT untuk proyek yang lebih tinggi nilainya atau untuk perencanaan strategis.
Mengotomatisasi hal-hal spesifik. Beberapa sistem anda dan pengguna akan memiliki kebutuhan khusus. Jika lingkungan anda memiliki banyak database SQL maka anda dapat mengotomatisasi pemeliharaan basis data (table) dan otomatisasi pembersihan database untuk menjaga server agar tetap berjalan pada kinerja optimal.
Ada ratusan item yang dapat di otomatisasikan dengan tujuan mengurangi kesibukan para team IT untuk lebih berfokus pada tugas-tugas dan perencanaan yang banyak diabaikan oleh departemen IT.
2. Mengotomatisasi Remediasi untuk Masalah Umum
Departemen IT yang efektif banyak menghabiskan waktu mereka pada tugas-tugas berprioritas tinggi dan penggunaan otomatisasi untuk menyelesaikan masalah kecil. Perjanjian Tingkat Layanan (SLA) adalah bagian besar dari hubungan antara pelanggan dan tim support IT. Pelanggan anda perlu infrastruktur yang tersedia setiap saat dan salah satu tujuan utama anda adalah untuk meminimalkan downtime.
Faktanya adalah bahwa banyak masalah yang sebetulnya hanya memerlukan reboot perangkat lunak atau perangkat keras. Tugas-tugas sederhana ini menghabiskan waktu para profesional IT ketimbang menerjakan isu-isu yang lebih mendesak dan membutuhkan keahlian mereka.
Gunakan self-healing otomatis: Software Remote Monitoring Management (RMM) pilihan anda harus menyediakan kemampuan luas dalam otomatisasi perbaikan. Jika perangkat atau perubahan peringatan layanan atau ada status error, sistem akan secara otomatis meluncurkan kebijakan otomatisasi untuk memperbaiki situasi tersebut. Kebijakan otomatisasi umum akan melibatkan restart terhadap layanan utama, pembersihan DNS (DNS-Flush), dan dalam beberapa kasus akan melakukan reboot workstation atau server.
Melebihi SLA anda: Ketika anda mengotomatisasi remediasi, anda memberikan respon yang sangat cepat untuk setiap masalah. Ini merupakan resolusi cepat yang akan membangun niat baik terhadap pengguna dan manajemen. Tidak ada perusahaan yang menyukai downtime. Minimalkan risiko downtime dengan memperbaiki masalah sebelum memberikan dampak yang luas.
3. Sederhanakan Orientiasi Pengguna
Departemen IT yang baik akan memastikan pengguna yang baru masuk pada lingkungan IT merasakan kemudahan dan kecepatan. Otomatisasi adalah tentang sebanyak mungkin praktik terbaik berkaitan dengan teknologi. Setelah anda mendefinisikan pemeliharaan dan perbaikan yang ingin di otomatisasikan, anda telah mulai mendefinisikan praktek terbaik untuk bisnis Anda. Definisikan jadwal pemeliharaan dan waktu respon diatas harapan pengguna dan rencankan strategi untuk selalu memenuhi dan melampaui harapan mereka.
Menyebarkan agen otomatis: Dalam rangka untuk merampingkan orientasi pengguna baru, anda harus memiliki platform yang dapat menemukan perangkat mereka dan menyebarkan agen otomatis. Ini akan sangat menghemat waktu untuk menambahkan perangkat ke perangkat lunak manajemen dan memulai proses setup. Software RMM yang baik juga dapt langsung me-mulai setup.
Jadwalkan pemeliharaan otomatis: Setelah anda mengatur monitoring, anda perlu menjadwalkan semua kebijakan otomatisasi untuk mengurus pemeliharaan rutin. Dengan cara ini, di hari-hari awal orientasi pengguna, anda menghabiskan sedikit waktu untuk melakukan perawatan dan lebih banyak waktu untuk mengurus setiap masalah dukungan yang mungkin muncul.
Jadwalkan remediasi: Dengan mengotomatisasi remediasi, anda dapat lebih efisien memenuhi SLA anda untuk banyak masalah umum dengan sedikit usaha.
4. Siapkan Laporan untuk Manajemen
Departemen IT yang baik selalu menyadari bahwa tidaklah cukup jika hanya melakukan pekerjaan dengan benar. Mereka harus dapat memastikan perusahaan melihat kerja keras yang mereka lakukan. Bukanlah hal yang murah untuk dapat mempertahankan tim IT yang berkualitas. Memudahkan manajemen dengan update penting berkaitan pekerjaan yang dilakukan dapat membuktikan nilai anda. Seperti kata pepatah, “tak terlihat, dari pikiran”.
- Laporan status adalah cara yang bagus untuk memberikan update mingguan tentang pemeliharaan dan isu-isu lain yang snda selelsaikan dan lakukan terhadap tinjauan rutin dengan manajemen anda untuk lebih dalam mengingatkan mereka tentang nilai yang anda berikan.
- Sistem RMM Anda harus membuat laporan grafis yang tersedia untuk ditinjau dan memungkinkan anda untuk penjadwalan pelaporan. Laporan grafis memiliki dampak yang jauh lebih besar daripada spreadsheet atau ringkasan tertulis, sering memberikan wawasan tren tersembunyi dalam organisasi anda.
- Laporan Eksekutif memberikan status keseluruhan jaringan termasuk perbandingan dengan kinerja periode lalu.
- Laporan keamanan menunjukkan cara melindungi bisnis dan berapa banyak masalah yang telah dicegah. Hal ini juga bisa membantu dalam menentukan jenis pelatihan atau informasi kerentanan pengguna.
- Laporan cadangan meyakinkan pemangku kepentingan bisnis bahwa data mereka aman dalam kondisi kegagalan sistem, bencana dan lainnya.
- Laporan Patch menunjukkan bahwa anda menjaga sistem penting bisnis sepenuhnya secara up to date.
Membantu manajemen dan staf non-teknis memahami kompleksitas dan kinerja departemen IT lebih mudah melalui laporan.
5. Gunakan Sistem Tiket untuk Manajemen Dukungan
Departemen IT yang baik akan memastikan bahwa mereka mendedikasikan waktu untuk otomatisasi dan menghitung hasilnya sebagai keberhasilan. Hanya karena sistem melakukan pekerjaan untuk anda bukan berart anda tidak boleh dapat penghargaan.
Setiap departemen IT memiliki pilihan melakukan tugas secara manual atau berinvestasi di alat yang tepat untuk mengotomatisasi bisnis mereka. Dengan mengotomatisasi tugas pemeliharaan dan perbaikan, anda dapat meningkatkan waktu respon bagi pengguna dan memberikan layanan yang lebih baik.
Mengotomatisasi ticketing: kebijakan otomatisasi harus mampu memperbarui sistem tiket, sehingga ketika mereka selesai akan ada log waktu dan rincian. Anda dapat menetapkan 15 menit untuk tugas-tugas kecil dan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang lebih besar. Dengan cara ini, anda akan menunjukkan usaha yang luar biasa pada departemen IT anda.
Kesimpulan:
Hal-hal tersebut diatas dapat anda lakukan sendiri atau dengan bantuan jasa konsultan teknologi informasi yang berpengalaman dalam hal otomatisasi pekerjaan IT mulai dari monitoring infrastruktur IT, backup dan disaster recovery, hingga pelaporan.
Dengan melakukan otomatisasi pekerjan IT di perusahaan, departemen IT dapat melakukan hal penting lainnya yang lebih bernilai bagi perusahaan seperti merumuskan perencanaan strategis yang dapat meningkatkan performa bisnis perusahaan.
